ITコミュニティ界隈で定期的に話題になるこの問題。
定期的に出る、ということは、無断欠席は永遠になくならないと思ってよさそうだ。
そもそも他人の行動を制御するのは不可能なので、制御可能な自分たちの運営を工夫して解決し、関係者全員が幸せになれる方法を考えよう。
有料とかブラックリストとかほんとに有効？
この話題でいつも意見として出るのが、前金制キャンセル不可の有料制にしてはどうか、とか、無断欠席者のリストを共有する、とかいった話。
ただ、ブラックリスト作ってもリストに載ってない無断キャンセルなんて無限に存在し続ける。 有料制も、会場によっては営利目的とみなされて使用料がそれによって跳ね上がったりする。
そもそも、無断キャンセルによって補欠登録になってしまっていた人の参加の機会が奪われるのを何とかしたい、というのが問題意識の根本なので、 別にキャンセルそのものを無くしたいわけではない。なので、キャンセル料取るとかにしてしまって、キャンセル者の負担を増やして参加登録のハードルを無駄に上げるということもしたくない。
対策その1 オーバーブッキング
募集人数の最大値や勉強会の種類、地域にもよるだろうけど、何回か開催してればだいたいのキャンセル率が見えてくると思う。
ぼくの経験だとだいたい10% - 20%くらい。 だったらその分上乗せして募集してしまおう。100人の会場だったら120人募集だ。
もしそれで溢れてしまったらどうしようか？
オーバーブッキングをミスって椅子がなくなったとしても、座れないって文句を言う人に対応した方が簡単だよ。来ない人に文句を言うよりも。
— チューリングテスト完全対応 (@katzchang) 2015, 5月 14これは本当にそうだと思う。
募集サイトに予め「オーバーブッキングしてるから万が一溢れたら立ち見になってしまうかも、だから当日はどうしても席を確保したい人は少し早めに来てください」とか注意書きを添えておけば、それで良いのではないかと思う。実際問題、たぶん溢れない。
対策その2 人数の増減に対してフレキシブルではない懇親会を予約しない
仲の良い友だちで飲みに行く、そういうイベントの幹事をやったとしても、参加人数が10人を超えたら当日は1, 2人は来ないかもしれないな、と想定するんじゃないかな？
人間には不足の事態は一定の確率で起きる。お腹が痛くなったり、出掛けに子どもが体調を崩したり。
人数が多い懇親会を予約するなら、増減に対してフレキシブルな対応が可能な立食形式にするとか、ビアバッシュとかにすると良い。
特にビアバッシュは、勉強会がはじまって実際に来た人数を確認してからピザやら寿司やら注文すればいいから、ドタキャンはまったく恐れる必要がない。
最後に
だいたいこのあたりを工夫すれば、主催者も参加者もストレスなく勉強会を楽しむことができるんじゃないかな？
